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SIn lança sistema para reserva de espaços na Universidade

A Secretaria Geral de Informática (SIn) está colocando em funcionamento um novo módulo do Sistema de Apoio à Gestão Universitária Integrada (Sagui), destinado à reserva de diferentes espaços de uso compartilhado nos quatro campi da Instituição.

SIn lança sistema para reserva de espaços na Universidade

A Secretaria Geral de Informática (SIn) está colocando em funcionamento um novo módulo do Sistema de Apoio à Gestão Universitária Integrada (Sagui), destinado à reserva de diferentes espaços de uso compartilhado nos quatro campi da Instituição. Nesta fase inicial, estão sendo incorporadas ao sistema as 10 salas de aula informatizadas (SAIs) no Campus São Carlos gerenciadas pela própria SIn; salas virtuais de webconferência gerenciadas pela Secretaria Geral de Educação a Distância (SEaD); e os anfiteatros e laboratórios de informática da graduação no Campus Araras. Nos próximos meses, também as salas de aula do Campus São Carlos e locais destinados à realização de eventos – como o Teatro Florestan Fernandes e o Anfiteatro Bento Prado Junior – deverão ser espaços gerenciados pelo novo módulo.

A Diretora da Divisão de Sistemas Computacionais da SIn, Soraia Elisabeth Cava, explica que o desenvolvimento do novo módulo partiu da existência, na Instituição, de sistemas distintos utilizados para um mesmo fim, bem como da demanda recorrente de desenvolvimento, pela SIn, desses sistemas. “Nós optamos, assim, por desenvolver um sistema único, bastante flexível, genérico, que possa atender a essas diferentes necessidades. Com isso, em vez de investir recursos em vários sistemas diferentes, ganhamos em termos de eficiência, segurança, robustez, capacidade de atendimento a diferentes pessoas e grupos e, também, possibilidades de desenvolvimento de novas funcionalidades”, relata a Diretora.

O novo módulo do Sagui permite que a pessoa que deseja efetuar uma reserva selecione o campus, o edifício e, nele, a sala que deseja reservar, a partir de um calendário que indica a disponibilidade do espaço no dia, na semana e/ou no mês. Para cada sala, são cadastradas informações como a capacidade, os equipamentos disponíveis e a pessoa responsável pela gestão. A pessoa que está fazendo a reserva registra o período de utilização previsto e o tipo de uso – pontual (uso em dia único) ou recorrente (periodicamente) e se é para aula, palestra, reunião, monitoria, manutenção no espaço ou outro uso –, dentre outras informações. Há a possibilidade da reserva ser moderada, ou seja, precisar aguardar a aprovação pela pessoa que gere o espaço, ou imediata, dependendo da opção de quem é responsável pela gestão. Notificações sobre o andamento das reservas são enviadas por e-mail a quem solicita e a quem aprova a reserva.

“Uma das novas funcionalidades que já estamos prevendo é que o caminho inverso também seja possível. Ou seja, que eu possa indicar o tipo de sala que preciso e o sistema me mostre todos os espaços com aquelas características disponíveis no período solicitado”, conta Joaquim Augusto Machado, também da SIn. “Além disso, a integração com as bases de dados do Sagui e do Sistema Integrado de Gestão Acadêmica, o Siga, permitirá futuramente avanços em outros domínios, como, por exemplo, a geração de informações para melhor planejamento de atividades de manutenção pelo Escritório de Desenvolvimento Físico e prefeituras dos campi, bem como a otimização do uso das salas de aula durante o período letivo”, complementa.

Embora o novo módulo já esteja funcional, informações sobre os espaços ainda estão sendo cadastradas e, também, estão sendo sistematizadas as regras para agendamento dos diferentes tipos de sala – como, por exemplo, a antecedência mínima com que a solicitação terá de ser feita para que haja tempo hábil para análise pela pessoa responsável pelo espaço, no caso de reservas moderadas. O primeiro procedimento de reserva a migrar inteiramente para o novo sistema deve ser o das salas informatizadas gerenciadas pela SIn, o que deve acontecer no mês de maio. São elas: salas 40 e 45 do edifício AT2; sala 92 do AT4; salas 167, 168 e 169 do AT7; sala 230 do AT10; e salas 141 e 142 da própria SIn. Assim, durante a fase de transição, em abril, as reservas já feitas serão cadastradas no novo sistema, o que gerará o envio de e-mails para as pessoas que solicitaram essas reservas, que podem desconsiderar esses avisos.

O módulo de reserva de salas vem acompanhado de uma série de manuais de uso bastante detalhados, direcionados às pessoas que solicitam reserva, àquelas responsáveis por moderar essas reservas e, também, àquelas que desejarem inserir os seus espaços no novo sistema. Mais informações sobre o uso do novo módulo do Sagui podem ser solicitadas pelo serviço de atendimento e suporte (helpdesk) da SIn.

Texto:Mariana Pezzo/CCS UFSCar